Thư viện Koha Việt Nam

Phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha cho hệ thống thư viện Việt Nam (phần 2)

16/07/2014

Phần mềm thư viện mã nguồn mở Koha

Koha là PMTVMNM đầu tiên trên thế giới, ban đầu được xây dựng cho Thư viện Horowhenua Library Trust (HLT), New Zealand vào năm 2000 [3]. Hiện nay, Koha đã trở thành PMTV MNM được áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới với trên 1,800 thư viện đang sử dụng [15].

Koha được công nhận là PM có đầy đủ tính năng của một PMTV hiện đại, liên tục được cập nhật theo tiêu chuẩn và xu thế mới nhất; nó có khả năng tùy biến một cách mềm dẻo, linh hoạt. Koha nhận được sự đóng góp phát triển, kiểm định và kiểm soát chất lượng bởi cộng đồng Koha trên toàn thế giới thông qua website chính thức là www.koha-community.org. Koha có một số tính năng nổi bật như sau:

Hỗ trợ Biên mục theo chuẩn quốc tế

Chất lượng của công tác biên mục sẽ quyết định chất lượng CSDL thư mục và khả năng chia sẻ thông tin. Khả năng trao đổi nguồn tài nguyên rất hạn chế giữa các hệ thống thư viện Việt Nam hiện nay xuất phát từ công tác biên mục không đồng nhất, không đáp ứng hoàn toàn tiêu chuẩn quốc tế. Điều này không hoàn toàn do lỗi của các cán bộ nghiệp vụ mà là vì họ không được cung cấp một công cụ chuẩn để thực hiện điều này.

Chính vì vậy, điểm nổi trội đầu tiên cần nhấn mạnh của Koha chính là khả năng hỗ trợ biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế. Phân hệ Biên mục của Koha đáp ứng khắt khe các tiêu chuẩn như MARC21, AACR2 và DDC, cung cấp công cụ để xây dựng và kiểm soát chất lượng mô tả biểu ghi. Ví dụ một số tính năng nổi bật của phân hệ này như sau:

- Cung cấp các khung mẫu biên mục để sử dụng cho nhiều loại hình tài liệu

khác nhau như sách in, tài liệu điện tử, ấn phẩm định kỳ…

- Cung cấp khả năng tự xây dựng biểu mẫu biên mục theo nhu cầu sử dụng

của thư viện.

- Hoạt động theo mô hình từ điển tham chiếu, cho phép gắn kết các văn bản

có liên quan hoặc đính kèm các file ảnh bìa tài liệu.

- Nhập, xuất tài liệu theo lô với tệp tin theo chuẩn ISO 2709.

- Có khả năng tìm kiếm, nhập, xuất dữ liệu qua cổng Z39.50.

Giao diện OPAC dễ tùy chỉnh

Điểm hạn chế của PM thương mại nhưng lại là điểm mạnh của Koha chính là tính linh hoạt trong việc tùy biến, chỉnh sửa giao diện OPAC. Với PM thương mại, thư viện bị phụ thuộc vào giao diện OPAC được cung cấp bởi nhà sản xuất từ màu sắc, bố cục đến thông tin hiển thị. Ngược lại, Koha cho phép thư viện tự cấu hình hiển thị thông tin trên OPAC:

- Tùy chỉnh các logo, banner;

- Tùy chỉnh kết cấu, bố cục, thông tin hiển thị;

- Tùy chỉnh màu nền; màu sắc, kích cỡ font chữ;

- Tùy chỉnh thông tin hiển thị trên trang chủ OPAC.

Khả năng phân loại kết quả tìm kiếm

Koha cho phép giới hạn lại tất cả các kết quả tìm theo nhiều tiêu chí khác nhau. Kết quả tìm được phân loại theo các thông tin giới hạn giúp bạn đọc dễ dàng tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình. Các thông tin giới hạn này có thể bao gồm bất kỳ thuộc tính nào của biểu ghi thư mục như tác giả, chủ đề, năm xuất bản, vị trí địa lý hay những tài liệu sẵn sàng cho bạn đọc mượn.

Khả năng tương tác trực tuyến giữa bạn đọc và thư viện

Koha có nhiều tính năng nổi bật dành cho bạn đọc trong đó khuyến khích sự tương tác hai chiều giữa bạn đọc và thư viện. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, bạn đọc có thể:

- Quản lý thông tin tài khoản;

- Theo dõi lịch sử mượn/trả;

- Theo dõi thông tin đặt mượn, tài liệu mượn quá hạn;

- Bình luận về tài liệu ưa thích và chia sẻ với bạn đọc khác;

- Tạo giá sách ảo lưu lại các tài liệu ưa thích hoặc quan trọng cần ghi nhớ;

- Đề xuất thư viện bổ sung tài liệu mới;

- Nhận các thông báo, tin nhắn từ thư viện.

Khả năng Lưu thông tài liệu trong mọi tình huống

Phân hệ Lưu thông của Koha cho phép cán bộ thư viện có thể quản lý và xử lý được tất cả các tình huống trong quá trình lưu thông tài liệu. Trong quá trình ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông báo nếu như bạn đọc hay tài liệu này có vấn đề cần được xác minh. Các thông báo đó có thể là bạn đọc đang nợ thư viện một khoản tiền phạt, bạn đọc mượn tài liệu không đúng chính sách lưu thông, tài liệu bạn đọc mượn đang cho người khác mượn, tài liệu bạn đọc mượn đã bị loại khỏi chính sách lưu thông hay thẻ bạn đọc đang bị khóa,…

Koha cũng hỗ trợ xử lý các tài liệu đang được đặt mượn theo thứ tự người đặt và thời gian đặt. Thông thường thư viện sẽ xử lý các yêu cầu đặt mượn này theo thứ tự thời gian đặt mượn của bạn đọc. Tuy nhiên trong trường hợp bạn đọc là cán bộ, giảng viên, người nghiên cứu… đặt mượn sau nhưng lại cần gấp tài liệu này, thư viện cũng có thể linh động và thay đổi thứ tự ưu tiên đặt mượn cho họ trên giao diện người quản trị. Danh sách các bạn đọc đang chờ mượn tài liệu được hiển thị trên một giao diện và cán bộ thư viện có thể thay đổi thứ tự ưu tiên một cách dễ dàng.

Khả năng đặt mượn offline trên hệ trình duyệt web Firefox

Koha cung cấp tính năng đặt mượn offline trên Firefox, tính năng lưu thông offline này được sử dụng trong trường hợp máy chủ hay đường truyền mạng của thư viện gặp sự cố. Khi sự cố xảy ra, bạn đọc vẫn hoàn toàn có thể đặt mượn được tài liệu. Sau khi sự cố được khắc phục, cán bộ quản trị thư viện có thể cập nhật lại lịch sử lưu thông của thư viện lúc gặp sự cố.

Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết và linh hoạt

Việc lập báo cáo về hiện trạng và tình hình hoạt động của thư viện là công việc hết sức cần thiết, nhất là đối với các cán bộ làm công tác quản lý. Phân hệ Báo cáo trong Koha linh hoạt và chi tiết tới tất cả các phân hệ. Thư viện có thể tự tạo và xác định nội dung báo cáo là bất cứ vấn đề gì liên quan đến ngân sách, bổ sung, bạn đọc hay tài liệu.

Các báo cáo thường xuyên được sử dụng trong koha là thống kê số lượng bạn đọc, số lượng tài liệu, tài liệu được mượn nhiều nhất, danh sách bạn đọc mượn quá hạn. Việc lập báo cáo, thống kê trong Koha được thực hiện một cách dễ dàng, không cần sự can thiệp của cản bộ quản trị hay các nhà cung cấp. Có thể gọi đây là một điểm mạnh của phần mềm Koha.

Khả năng tạo nhãn gáy, tạo mã vạch barcode cho tài liệu

Koha cung cấp tính năng tạo và in nhãn gáy, nhãn barcode cho tài liệu. Việc tạo nhãn hết sức mềm dẻo, linh hoạt. Cán bộ thư viện có thể chủ động hoàn toàn trong việc tạo nhãn. Koha cho phép người sử dụng tự xác định nội dung của nhãn bằng cách điền thêm hoặc lựa chọn các thuốc tính sẵn có của tài liệu. Thuộc tính đó có thể nhan đề, tên tác giả, ký hiệu phân loại, mã vạch, số ISBN…

Hiện trạng sử dụng phần mềm thư viện mã nguồn mở Koha trên thế giới và tại Việt Nam

Trên thế giới

Koha đã được áp dụng và triển khai thành công cho mọi loại hình thư viện như thư viện công cộng, thư viện của các cơ sở giáo dục (các trường phổ thông, cao đẳng, đại học), thư viện của các viện nghiên cứu, cơ quan, tổ chức chính phủ, tư nhân,… Theo librarytechnology.org, đã có trên 1.800 thư viện xác nhận đang sử dụng Koha rải đều các ở tất cả các châu lục trên thế giới [13, 15].

Có thể nhắc đến một số thư viện sử dụng Koha tiêu biểu như Thư viện Trung tâm lưu trữ quốc gia Anh (The National Archive); Thư viện dược hoàng gia của Vương quốc Anh (Royal Pharmesutical Society of Great Britain); Thư viện ngôn ngữ và các nên văn minh – Bibliothèque des langues et civilizations (Pháp); Thư viện công cộng Santa Cruz (California, Hoa Kỳ) [2, 4, 5, 7].

Riêng tại khu vực Đông Nam Á đã có trên 100 thư viện sử dụng Koha, trong đó tập trung nhiều tại Philippines nơi tiếng Anh được sử dụng phổ biến [13]. Các thư viện tiêu biểu sử dụng gồm có Thư viện Cục phát triển khoa học và công nghệ quốc gia Thái Lan (NSTDA Online Library @STKS); Thư viện Viện nghiên cứu đạo hồi cao cấp (International Institute of Advance Islamic Studies – Malaysia); Thư viện pháp luật - Hạ viện Philippine [3].

Triển khai Koha trên diện rộng ở tầm quốc gia có Thổ Nhĩ Kỳ. Tại đây, dự án triển khai Koha được khởi xướng bởi Bộ Văn hóa và Du lịch Thổ Nhĩ Kỳ với mục tiêu áp dụng Koha cho 1.112 thư viện, với hơn 800.000 bạn đọc và hơn 8 triệu biểu ghi [12].

Tại Việt Nam

Tại Việt Nam, tuy số lượng thư viện sử dụng Koha còn ít (Thư viện Đại học Tài chính và Ngân hàng Hà Nội) nhưng Koha đã nhận được sự quan tâm và ủng hộ của nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức cũng như các cá nhân trong và ngoài ngành. Điều đó được thể hiện qua Thông tư số 08/2010/TT-BGĐT do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 3/10/2010, trong đó Koha là một trong những PM TDNM được khuyến khích sử dụng trong ngành giáo dục [9].

Cuối tháng 11 năm 2013, khóa tập huấn hướng dẫn cài đặt và sử dụng PMTVMNM Koha đã lần đầu tiên được tổ chức tại Hà Nội. Khóa tập huấn do Liên hiệp thư viện đại học khu vực phía Bắc đứng ra tổ chức và đã thu hút sự tham gia của hơn 60 cán bộ đến từ hơn 30 thư viện thành viên [11]. Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn các thư viện tham gia tập huấn đều đánh giá Koha có đầy đủ các tính năng cần thiết và phù hợp với hệ thống thư viện ở Việt Nam.

Kết luận

PMTVMNM Koha đã có nền móng phát triển vững chắc trên thế giới, đồng thời đã được kiểm chứng về tính năng, chất lượng, độ ổn định và an toàn thông tin. Cũng giống như các PM khác, để Koha được áp dụng và triển khai một cách hiệu quả cho hệ thống thư viện Việt Nam thì trước tiên cần phải có sự ủng hộ về mặt chủ trương và chính sách của các cấp ban ngành quản lý, cụ thể là Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa Thể Thao và Du lịch, Bộ Khoa học và Công nghệ. Yêu cầu thứ hai là Việt Nam phải xây dựng được cộng đồng người sử dụng và phát triển Koha giống như mô hình phát triển Koha của các nước trên thế giới. Yêu cầu thứ ba là phải có ít nhất một tổ chức đứng ra chịu trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ, hướng dẫn triển khai, hướng dẫn đào tạo khi các thư viện có nhu cầu.

Về cơ bản, Việt Nam hiện nay đã có thể đáp ứng được cả 03 yêu cầu trên để đưa Koha vào áp dụng tại các thư viện chưa có điều kiên sử dụng PMTV, đặc biệt là các thư viện công cộng của tỉnh huyện, thư viện của các trường phổ thông. Tuy nhiên, để việc phổ biến và ứng dụng phần mềm này đạt được hiệu quả thực sự đối với hệ thống thư viện ở việt Nam thì Koha cần tiếp tục nhận được sự quan tâm, hỗ trợ phối hợp chặt chẽ hơn nữa từ phía các bộ ban ngành, các tổ chức, liên hiệp, doanh nghiệp, cá nhân trong và ngoài cộng đồng cũng như những người yêu thích thư viện…

TS. Nguyễn Huy Chương

Trường Đại học KHXH&NV Hà Nội

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin về việc áp

dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện.

2. Thư viện công cộng Santa Cruz (California, Hoa Kỳ): http://catalog.santacruzpl.org

3. Thư viện Cục phát triển khoa học và công nghệ quốc gia Thái Lan

(NSTDA Online Library @STKS): http://library.stks.or.th

4. Thư viện dược hoàng gia của Vương quốc Anh

(Royal Pharmesutical Society of Great Britain): http://rps.koha-ptfs.eu/

5. Thư viện ngôn ngữ và các nên văn minh – Bibliothèque des langues et civilizations

(BULAC): http://koha.bulac.fr/